Protokół IMAP to idealne rozwiązanie dla:

• firm, w których obsługiwane jest jedno konto pocztowe z kilku stanowisk komputerowych (jedno konto z kilkoma adresami pocztowymi, np. biuro@telvinet.pl, kontakt@telvinet.pl itd.
• dla tych, którzy korzystają z poczty w sposób mobilny – z biura, domu. Korzystanie z poczty odbywa się z różnych miejsc, niekoniecznie wyposażonych w odpowiednie programy pocztowe.

Kiedy korzystamy wyłącznie z protokołu POP3, odbierane listy pozostają na różnych komputerach. Uniemożliwia to zgromadzenie pełnego archiwum w jednym miejscu. Rozwiązaniem tego problemu jest takie skonfigurowanie programów pocztowych, aby nie usuwały odebranych listów z serwera, lub usuwały listy po dłuższym czasie i aby nie doszło do niepotrzebnego zapełnienia skrzynki odbiorczej. Przy takim założeniu w programie Outlook Express w oknie dialogowym „Właściwości” konta (menu Narzędzia -> Konta -> Właściwości) w zakładce „Zaawansowane” wybieramy pozycję „Pozostaw kopię wiadomości na serwerze” wraz z dodatkową opcją „Usuń z serwera po upływie” – wprowadzamy np. 14 dni. Po tej zmianie mamy dostęp do kompletu listów na wszystkich komputerach.

Rozwiązanie to jednak nie umożliwia pełnego zarządzania pocztą – przy ogromnej liczbie otrzymywanych listów kategoryzacja na przeczytanie i nieprzeczytane wiadomości zostaje zaburzona. Istnieje jednak alternatywny dostęp do poczty zdeponowanej na serwerach, który pozwala na pełne zarządzanie pocztą. Mechanizm ten pracuje na podstawie protokołu IMAP i zapewnia identyczny stan korespondencji na każdym komputerze.

Najistotniejsza zmiana w porównaniu z POP3 polega na procesie odczytywania listów. W przypadku protokołu POP3 program pocztowy pobiera wszystkie nowe listy na komputer użytkownika i umieszcza je w lokalnych folderach pocztowych. Najczęściej jest tak, że pobrane listy są usuwane natychmiast z serwera. Podstawowym założeniem protokołu IMAP jest natomiast to, że wszystkie listy pozostają w skrzynce na serwerze, dopóki użytkownik ich nie usunie. Skrzynka widziana przez użytkownika na dowolnym komputerze, na którym została skonfigurowana, dokładnie odzwierciedla zawartość skrzynki na serwerze. Usunięcie listu lub przeniesienie go do innego folderu skutkuje wykonaniem tej akcji również na serwerze.

Podczas synchronizacji zawartości skrzynki lokalnej ze skrzynką na serwerze program pocztowy tworzy lokalną kopię listów na serwerze, dzięki czemu każdorazowe otwarcie listu nie wymaga jego ponownego pobierania z serwera, a tym samym – aktywnego połączenia z siecią Internet. Ponieważ listy pozostają przez cały czas na serwerze Telvinetu, skrzynkę można skonfigurować na dowolnej liczbie komputerów, co pozwala na dostęp do wszystkich listów, zarówno wysłanych, jak i odebranych, bez względu na miejsce pracy. Zawartość skrzynki sprawdzić można także dowolną przeglądarką WWW, poprzez stronę https://webmail.telvinet.pl/. Interfejs ten pozwala na dostęp do skrzynki właśnie protokołem IMAP.

W ramach jednego konta obsługiwanego protokołem IMAP można wydzielić dowolną liczbę folderów o drzewiastej strukturze, dzięki czemu pocztę segregować można według różnych kryteriów. Podział taki przyczynia się do uporządkowania naszych zasobów, a tym samym zmniejszenia ilości listów przechowywanych w głównym folderze odbiorczym.

Protokół IMAP posiada jeszcze wiele innych zalet, ale nie jest też pozbawiony wad. Do efektywnego wykorzystania możliwości protokołu IMAP potrzebny jest w miarę szybki i o ile to możliwe stały dostęp do Internetu oraz wystarczająco pojemne konto pocztowe.

Konfiguracja dostępu do skrzynki pocztowej protokołem IMAP  

Aby zachęcić Państwa do korzystania ze skrzynki poprzez protokół IMAP i ułatwić to mniej zaawansowanym użytkownikom, opiszemy sposób konfiguracji skrzynki IMAP na przykładzie popularnego programu pocztowego Outlook Express (w wersji 6).

Początkowa faza konfiguracji jest identyczna z konfiguracją skrzynki POP3. Z menu wybieramy opcję Narzędzia,
a następnie opcję Konta. Otworzy się okienko Konta internetowe, w którym wciskamy przycisk Dodaj i wybieramy opcję Poczta. W pierwszych dwóch krokach wpisujemy swoje nazwisko oraz adres e-mail. W trzecim kroku wybieramy protokół IMAP oraz wpisujemy nazwy serwerów: imap.telvinet.pl jako serwer poczty przychodzącej oraz smtp.telvinet.pl jako serwer poczty wychodzącej. Protokołu nie da się już później zmienić (trzeba konto usunąć i skonfigurować od nowa), należy więc zwrócić szczególną uwagę na dokonany wybór.

W następnym kroku wpisujemy nazwę konta (użytkownika) i hasło – analogicznie, jak w przypadku protokołu POP3. Następnie wciskamy przycisk Zakończ. Konto jest już wstępnie skonfigurowane, jednak trzeba jeszcze poprawić kilka domyślnych ustawień. Wybieramy więc świeżo skonfigurowane konto i wciskamy przycisk Właściwości. W zakładce IMAP wpisujemy w polu Ścieżka do folderu głównego wartość INBOX. Jeśli korzystaliśmy już wcześniej z dostępu do skrzynki poprzez WWW, dobrze jest również ustawić Ścieżkę elementów wysłanych na sent_mail oraz Ścieżkę kopii roboczych na drafts, gdyż foldery o takich nazwach domyślnie tworzy aplikacja WWW (spod adresu https://webmail.telvinet.pl/).
Niezalecane jest pozostawianie domyślnych nazw zawierających spacje (odstępy) oraz 'polskie' znaki.

Tak oto skonfigurowaliśmy dostęp do skrzynki poprzez protokół IMAP. Na koniec załączamy kilka praktycznych porad
i uwag odnośnie do jej dalszego użytkowania.

• Wszystkie listy widziane w skrzynce (we wszystkich jej folderach) znajdują się również na serwerze. Należy więc dbać o to, by nie przekroczyć pojemności skrzynki, w razie potrzeby przydzielając jej odpowiednią pojemność. Można wykorzystać mechanizm automatycznego ostrzegania przez serwer Telvinetu o przepełnianiu się skrzynki, co skonfigurować można poprzez Panel Administracyjny (https://inetadmin.ticloud.pl/). Niepotrzebne już listy najlepiej usuwać, zaś w przypadku listów zawierających duże załączniki, najlepiej zapisać pliki załączników na dysku, a listy usunąć, w przeciwnym razie szybko może okazać się, że nawet skrzynkę o pojemności 100 MB można bez trudu zapełnić w niedługim czasie.

• Kasowanie listów odbywa się dwustopniowo, analogicznie jak przy dostępie do skrzynki poprzez WWW. Podczas usunięcia listu (np. klawiszem DEL) jest on oznaczany jako usunięty (symbolizowane poprzez przekreślenie), jednak wciąż można cofnąć usunięcie, a list fizycznie dalej pozostaje na serwerze. Drugim krokiem jest wydanie polecenia Przeczyść usunięte wiadomości (dostępne w menu Edycja lub pod jedną z ikonek w pasku narzędzi), które powoduje nieodwracalne usunięcie wiadomości z serwera.

• W trybie Offline (nie będąc połączonym z siecią Internet) można czytać wiadomości, pod warunkiem że ich kopie zostały pobrana na dysk lokalny. Kopia lokalna listu tworzona jest w momencie jego otwarcia w trybie Online lub podczas Synchronizacji skrzynki (operacji Wyślij/Odbierz), pod warunkiem odpowiedniego oznaczenia folderów do synchronizacji. Dla każdego folderu można indywidualnie skonfigurować sposób synchronizacji, przy czym dostępne są 4 możliwości: brak synchronizacji, pobieranie wyłącznie samych nagłówków, pobieranie w całości tylko nowych wiadomości lub też pobieranie wszystkich wiadomości:

• Każda wiadomość pobierana jest jednokrotnie. Ustawienie synchronizacji na Wszystkie wiadomości nie oznacza, że wszystkie wiadomości będą każdorazowo pobierane. W każdym przypadku pobierane są wyłącznie te wiadomości (lub ich nagłówki), które jeszcze nie zostały pobrane. Niezaznaczenie folderu w ustawieniach synchronizacji (tak jak folderu test na powyższej przykładowej konfiguracji) wyłącza automatyczną synchronizację listów w tym folderze. Listy z tego folderu pobierane będą doraźnie, w momencie ich otwarcia.

• W konfiguracji wykonanej według niniejszego opisu wysłane wiadomości oraz kopie robocze przechowywane są na serwerze. Oznacza to, że każda wysyłana wiadomość będzie musiała zostać skopiowana do folderu sent_mail na serwerze. W praktyce wiąże się to z tym, że wiadomość będzie przesyłana po łączu dwukrotnie, a nawet trzykrotnie: pierwszy raz – podczas wysyłania listu, drugi raz – podczas przenoszenia kopii wysłanej wiadomości do folderu sent_mail na serwerze. Co ciekawsze, wiadomość przebędzie drogę po raz trzeci – tym razem w stronę od serwera do komputera Klienta, w momencie jej otworzenia w folderze sent_mail lub podczas najbliższej synchronizacji (pod warunkiem że folder poczty wysłanej oznaczono do pełnej synchronizacji). Jest to pewna nadmiarowość, która może stanowić przeszkodę dla użytkowników posiadających wolniejszy Internet. Można zrezygnować z trzymania kopii wysłanych listów na serwerze – należy wtedy odznaczyć we właściwościach konta opcję Przechowuj foldery specjalne na serwerze IMAP (widoczną na jednej z ilustracji powyżej). W ten sposób tracimy istotną zaletę protokołu IMAP, mianowicie jeśli korzystamy ze skrzynki na kilku komputerach, archiwum listów wysłanych będzie rozproszone po każdym z nich. Gdy regularnie wysyłamy listy z załącznikami o sporej objętości, może się to jednak okazać jedynym rozsądnym rozwiązaniem – w przeciwnym razie skrzynka szybko ulegnie przepełnieniu. UWAGA! Przechowywanie archiwum poczty wysyłanej na serwerze nie jest możliwe w programie Microsoft Outlook (z pakietu Microsoft Office). Niniejszy instrukcja omawia konfigurację na przykładzie programu Outlook Express.